2022.12.20 2024.11.15

「改善の8原則」が仕事を驚くほどラクにします

naoya

あなたは今の仕事に不満はありますか？

残業や休日出勤、プレッシャー、キャリアアップ、モチベーションなど様々な問題があるのではないでしょうか。

仕事への不満の原因は、「ムダだと思っていること」をやらなければならないから、という方も多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、業務改善の原則を知り、それを活用できるように解説していきます。

業務改善は誰のため？
改善の8原則
まとめ
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業務改善は誰のため？

業務改善をするのは誰のためでしょうか？

これは、最終的にあなたに返ってきます。

効率化によって経営資源を創出できれば、コスト優位性や付加価値創出といった生産性向上に寄与でき、顧客満足度や売上向上によって企業の競争優位性が高まります。

これにより、持続的な企業活動ができるようになったり、新たな事業を創出したりと、会社が成長していきます。

会社だけでなく、結果を出すことで新たなポジションに付けたり、給与アップなどの可能性もあるでしょう。

さらに、業務改善を行うことは、3M（ムダ・ムラ・ムリ）の解消や5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）ができる状態に近づくため、仕事がやりやすくなったり、楽しくなったり、やる気が出てきたり、新たなスキルを身につけられたりと、実際にはあなたのキャリアを成長させることに繋がります。

業務改善を実施するにあたり、どのように改善していけば良いか想像できるでしょうか？

ここでは、改善の8原則を紹介し、業務改善をより効果のあるものにしていくための解説をしていきます。

改善の8原則

従来のECRS（Eliminate：排除、Combine：結合と分離、Rearrange：入替えと代替、Simplify：簡素化）や改善の8原則をホワイトカラーの管理間接部門といった領域にも適用しやすいように一部アレンジし、以下をブースターラボが再定義した改善の8原則を示します。

ここで、改善すること自体のムダを防止するために、廃止と削減から考えることに留意してください。

廃止
- 業務・活動をやめて効率化できないか
- 他と重複している目的の資料を廃止、昔の上司の指示で作っていた資料を廃止
削減
- 業務・活動・作業の頻度・人数・経由・項目・時間などを減らして効率化できないか
- 会議重要度を見直して頻度を削減、フォーマットの項目を必要なものに絞る、承認フローの部署・メンバーを削減、弱目的の通知をミュート
容易化
- 作業しやすくして効率化できないか
- 資料を探しやすく共有・整理する、繰り返しの資料・文章をテンプレート化する、便利なツールを活用する、
標準化
- ルール・基準・例外を可視化して効率化できないか
- 定型業務をマニュアル化する、ナレッジをWIKIを作って共有する、発注タイミングに基準を設ける、会議時間にルールを設ける
計画・随時化
- 成果物や情報を届けるタイミングを調整して効率化できないか
- 定期業務を依頼があったときの随時業務に変更、突発的に依頼を受けていた業務を特定タイミングに絞って実施
- 他の部門や顧客に対するサービスの場合、過度な効率化によって品質（ありたい姿）を見失わないように要注意
分業分担
- 業務プロセスを並列・直列に組み替えて分担を見直せないか
- 外注化・内製化できないか
- 業務負荷を分担して平準化できないか
- 業務分担を変えて効率化されるのか要注意
自動化
- 手作業をソフトウェアやハードウェアを活用して効率化できないか
- Excel関数化・マクロ化、RPA化、バッチ化、ITシステム化
- 人の対象作業に係る工数はゼロになるが、新たな管理工数や作業、ランニングコスト、保守が困難、など新たな問題が発生する場合もあるので要注意
スキル強化
- スキル習熟度を高めたり新たなスキルを身につけることで効率化できないか
- 利用ツールの研修、新技術の習得など