課題とタスクは違う？チームを強くするアジャイル型のマネジメントを解説

日々の仕事を進める上で、何かしらの方法でをメモを取っているのではないでしょうか？

付箋、メモ帳、手帳、プロジェクト管理ツール、タスク管理ツールなど、業界や職種および個人によって異なることと思います。

このメモ、すなわちタスク管理をしていない場合、仕事の抜け・漏れ・遅れ・ミスなど様々な弊害が起こってしまいます。

それは、どんなに優れた人間でもタスク量が多かったり時間が経つことで忘れてしまうことが原因です。

この記事では、課題管理・タスク管理を適切にマネジメントすることによって、個人やチームの仕事の生産性を劇的に改善する実践的な方法とおすすめのツールを解説していきます。

タスク管理の必要性

特に、日々新しいタスクが発生したり優先度が変更されたりするようなマルチタスクを必要とされる職種では、とりわけタスクの管理が重要な仕事のひとつであると言えます。

さらに、個人でのタスク管理だけでなく、チームで働いて協力しながら業務遂行をするような場合は、タスクを見える化・可視化して共有する必要も出てきます。

そのため、プロジェクト管理ツールを使い、タスクの作成・担当割り当て・優先順位設定・期限設定などの管理を行うことになります。

課題管理とタスク管理

ここで、課題管理とタスク管理の関係性を整理しておきます。

管理方法はチームの文化で変わってくるところですので、この通りでないと間違っているということでなく、ここではあくまで業務を推進しやすい方法として紹介します。

課題は「〜したい」、タスクは「〜する」となっていると考えると分かりやすくてオススメです。

課題がありその中にタスクが存在するパターンと、タスクが単体で存在するパターンがあると捉えると管理しやすくなります。

そのため、実務上はタスクをこなしている中で、課題を認識しながら仕事をしている状態が好ましいと言えます。

管理をルール化して生産性を向上させる

事前に立てた仕事のスケジュールが破綻していくことは誰しも一度は経験しているのではないでしょうか？

この原因は、仕事の優先順位と抱えている量を適切に管理できていないことにあります。

さらに、大きな粒度での企画・計画・実行・検証を行うようなウォーターフロー式の場合スケジュールを立てることも軌道修正も難しく、相当優秀なプロジェクトマネージャーがいないと失敗する可能性が高まります。

そこで、日常の課題・タスク管理においても、近年のシステム開発でよく用いられているPDCAを高速に回すアジャイル型の考えを取り入れると生産性が上がることがあります。

ここからは、アジャイルチックに管理できるオススメのルールを紹介していきます。

課題は優先順位で並べ替えておく

週に1度は、課題を優先順位で並び替えておきましょう。

これは、課題というものは随時発見されたり発生したりするものであり、状況に応じて優先順位が刻一刻と変わっていく生き物のようなものだからです。

よくある悪い課題管理方法として、優先度を付けるということがあります。

この理由は、優先度は他の課題や時期で相対的に変わってくるものであることや、多くの課題が同じ優先度で並んでしまうことがあるためです。

基本的に人的リソースは限らているため、タスクにまで落とすときには順番に実行していく必要が出てきます。

そのため、課題に優先度を付けるのではなく、優先順位で情報を新鮮にしておくことで、メンバーが優先すべきことを迷わずに推進できる体制が整います。

また、課題自体に期限を付けることはやめた方が好ましいです。

なぜなら、課題や課題の優先順位は常にアップデートされていくため都度変更すること自体がムダだからです。

変更が面倒になって管理されなかったり、次々に遅れていったりしてメンバーのやる気が削がれていくなどの弊害が出てきます。

そのため、やはり優先順位を緊急度・重要度・難易度を総合して判断して課題リストを作ると良いでしょう。

この優先順位を付けることこそ、リーダーの役割の一つであるとも言えます。

タスクは一定期間でできることに期限目標を付ける

タスクは課題よりも小さく個人に割り当てあれる単位であるとも言えます。

タスク管理では、一定期間内に実施するタスクにその期限を付け、優先順位に並べて切り出しておくことをオススメします。

例えば、課題AのタスクA1・タスクA2、課題BのタスクB1、通常業務の繰り返しタスクC1（最優先）があったとします。

ここで、最優先のタスクCともうひとつはどれか実施できそうな場合、次の期間に実施するタスクの計画は、タスクC1→タスクA1と優先順位で並べるようなイメージです。

また、一定期間はリズムを作るために基本的には2週間に一回や1週間に一回など一定間隔を保つと良いでしょう。

このような管理をすることで、短期間の計画であるためブレが少なくなり、また、ゴールが見えやすいため効率も上がってきます。

そして、延々と納期に遅れ続けているように見えてモチベーションが低下する事態や、長時間残業などを防ぐことができます。

シンプルなステータス管理方法

次に、進行状況を把握するために課題やタスクのステータスを見える化する必要があります。

まず、課題はリスト形式など、優先順位がステータスの変更に応じて変わらないようにすることが重要です。

その上で、ステータスは「未着手」「進行中」「共有待ち」「完了」が基本形となります。

「対応済み」から「完了」へは、チーム内で情報共有が終われば完了に移すというルールにしておくと情報格差が少なくなってきます。

次に、タスクは「次回以降」「処理待ち」「処理中」「処理済み」が基本形となります。

課題もタスクもプロジェクト管理ツールであれば、それぞれ別のプロジェクトとして管理していくと使いやすくなります。

課題の種になる「気づき」

ここで、課題化するときには、課題とタスクとは別に「気づき」という場所を用意すると便利です。

これは、各メンバーが製品・サービス・資料・業務プロセス・インシデント・気持ちなど、日々思ったことや発見したことを気軽に共有できるようにします。

そして、一定期間ごとに必ず気づきの振り返り会を実施し、課題にしたりグランドルールといった行動指針に反映していきましょう。

これを実施する意図は、メンバーの発言の障壁を下げていくことにあります。

SlackやTeamsといったチャットツールでも良いでしょうし、プロジェクト管理ツールで別プロジェクトを立ち上げるでも良いでしょう。

また、1on1で実務の話ばかりしていませんか？

メンバーは実務での不満やもっとこうしたら良いのにといったことを日々思いながら仕事をしています。

小さい種を「気づき」の活動で常に拾っておくことで、1on1がエンゲージメントを高めることに集中できる環境にもなるでしょう。

普段からの小さな行動が大きな課題の発見に繋がり、より良いチームに成長していきます。

おすすめの課題管理・タスク管理ツール

今回解説したマネジメント方法を実現するためのツールには、Asanaをおすすめします。

リスト方式だけでなくカンバン方式でも管理でき、プロジェクト横断での担当タスク確認が分かりやすく、無料で使えるBasicプラン（2022年現在）も存在しています。

他にも、BacklogやJira、Notionなど数多く候補はありますが、課題とタスクをシンプルに管理できるのはAsanaが現状では一番だと思います。

また、自由度を求めるのであればデジタルホワイトボードのMiroもオススメです。

もちろん、既に使用中のツールでも全く問題はありません。

ツールは手段ですので、慣れていて使いやすいものでまずは始めてみましょう。

まとめ

課題管理・タスク管理をしていても、実情はきちんと管理されていなかったことが原因で、チームの生産性が落ちている場合があります。

それを解決するために、課題マネジメント・タスクマネジメントとして優先順位と気づきをプロセス化し、自律したチームになれる環境を作ることが大切です。

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