脱ExcelマクロがDXを促進する鍵となる

あなたのチームにExcelマクロで自動化されている業務はありませんか？

この記事では、ExcelマクロがDX化を妨げる原因の一つなってしまう話と、脱Excelマクロをするメリットを紹介します。

Excelマクロとは

Excelマクロは、Excelに搭載されている「マクロ」という機能を指しています。

このマクロは、操作を記録することでExcel上での処理を自動化することが可能です。

このマクロは、自動記録だけでなくVBAといったプログラミング言語を使ってカスタマイズして開発していくことが可能です。

Excelマクロの問題点

Excelマクロは便利な反面、特にプログラミングに精通していない人が作ると、その作った人にしか分からないような記述になっていたり、特定の環境でしか動かなくなっていたりします。

また、そもそもプログラミングができない人にとっては難しく、実際にはチーム内で特定の人しかメンテナンスできず、その人の退職や異動によって使えなくなってしまう事もよくあります。

さらに、このVBAでの開発は歴史があるもので、今では開発効率が低かったりバグが発生しやすかったりと、VBAのエキスパートにしか対応できなくなっていくことが予想されます。

つまり、このExcelマクロのメンテナンスに関する問題がこれから負債となって残ってしまう可能性があります。

他にも、業務フローのどこにExcelマクロがあるのか把握・管理しきれていない場合が多く、DX化の際に改めて洗い出し、その後も継続して保守していくことが求められます。

このような問題があることから、今からExcelマクロを新規開発することはあまりオススメできません。

もちろん、マクロの記録や簡単なシート跨ぎが1回までの関数だけで完結できるような作業であれば、日頃の業務改善で実施して問題にはなりにくいでしょう。

Excelマクロから脱却してDXを促進

特に、効率化を実現していく守りのDXでは、業務フローとシステムを上手に融合していくことが必要です。

ここからは、Excelマクロに過度に頼らずに、今ある既存のExcelマクロを含む業務も含めて効率化できる方法を解説していきます。

対象のAs-Is業務フローを可視化する

まず、第一に現状把握が大切です。

この業務フローが見えないまま効率化しようにも、後から作業の抜け漏れや人が介在する部分にムリが生じたりする可能性があります。

そこで、既存の業務フローをAs-Isとして可視化する必要があります。

To-Be業務フローを検討する

次に、As-Isの業務フローを分析して、理想的な姿を一度考えてみましょう。

特に、ファイルやシステム間のデータや情報の移動に着目し、その発生源以外は自動化するような業務フローを考えましょう。

これにより、作業工数だけでなく、人手による入力ミスや漏れのリスクや差し戻しの対応工数も無くなります。

このような業務フローを実現するには、情報共有のチャットやメールを適切なタイミングで送信したり、入力値の規制をしたり、他部署や他社のAPIを活用したり、様々な手段で自動化は可能です。

そのため、手段にとらわれず、業務フローを中心にまずは考えてみることがコツです。

To-Beに至るまでのCan-Be業務フローを検討する

実際には業務効率化の目標期限があり、To-Be業務フローを最初から実現することは難しい業務もあると思います。

そのため、期限や予算、他社などの制約条件の各種条件を元に、どこから改善に着手するか検討してみましょう。

その際に、不要な作業の廃止やルールの見直しによって、実は自動化自体が必要ないこともよくあるパターンです。

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そして、制約条件によってはここで初めて簡単なExcelでの自動化やRPAから取り組むことを検討すると良いでしょう。

システム化の低コスト・高スピード化

可能であればTo-Be業務フローに沿ってシステム開発や改修ができるのがベストであることは前提です。

現在では、ノーコードやローコードの様々なクラウドサービスも登場しており、システム導入や開発がより低コストに高スピードに実現できるようになってきました。

ただし、要件と共に、毎月のシステム利用料や改修コストといった保守運用コスト、移行性、拡張性などの非機能要件まで検討して手段を選びましょう。

導入は安価でも、その後の組織拡大についていけなかったり、ライセンス費用が高かったり、システム内製化の際にデータ移行が大変だったりと、リスクを許容できるのかは一度確認しておくことが大切です。

まとめ

どのような業務でも、事業のフェーズと技術進歩に応じて変わっていくことが求められてきます。

QCD（品質・コスト・納期）のバランスを考えながら、上手にマネジメントしていきましょう。

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